Hướng dẫn Đối soát chi phí quảng cáo

Đối soát gom 4 nguồn dữ liệu về cùng một trục, tính 2 số dư dòng tiền và gắn cờ lệch.

Mỗi phiên đối soát (ads.reconciliation) trả lời một câu hỏi: trong một kỳ, với một thẻ/ví quảng cáo — tiền đã nạp, tiền đã tiêu (spend), hóa đơn đã nhận và tiền thực ra khỏi ngân hàng (sao kê) có khớp nhau không? Bốn nguồn này được gom theo cùng khóa bank_id:

Hai luồng thanh toán

Vòng đời một phiên

Ràng buộc kỳ: các kỳ cùng một thẻ không được chồng nhau; kỳ mới phải liền sau kỳ trước. Kỳ phải kết thúc trước hôm nay. Phiên đã done không xóa được.

Làm một lần trước khi đối soát. Thiếu bước này, thẻ sẽ không chọn được vào phiên.

Mở/tạo bản ghi res.partner.bank và khai báo các trường sau:

Hai mô hình cấu hình

• Thẻ độc lập — ví Shopee/Google/TikTok hoặc một thẻ FB riêng: một res.partner.bank với is_ads_card = True, không có card_ids.
• Tài khoản gốc + nhiều thẻ con — tài khoản gốc (thường không phải thẻ), mỗi thẻ con có bank_account_id = gốc và card_last4 riêng. Khi đối soát chọn tài khoản gốc, hệ thống tự gom cả thẻ con (xem mục 11).

Số dư và lịch sử giao dịch trên res.partner.bank vận hành khác nhau tùy loại tài khoản (wallet_kind) và cờ track_balance. Hiểu phần này để đọc đúng nguồn Nạp và số dư sổ nội bộ.

3.1 · Loại tài khoản — wallet_kind

Trường “Account type” quyết định tài khoản là ví độc lập hay thẻ con của một tài khoản gốc:

3.2 · Công tắc track_balance — có tính số dư hay không

3.3 · Cơ chế tính số dư hằng ngày

Mỗi tài khoản có một chuỗi bản ghi bank.daily.balance.history — mỗi ngày một bản ghi (ràng buộc duy nhất bank_id + date). Số dư được tính tuần tự theo ngày, không đệ quy:

• balance_start của ngày = fixed_balance_start (nếu có ấn định) hoặc balance_end của ngày liền trước.
• total_in / total_out = tổng các dòng history.in / history.out trong ngày, bỏ qua dòng is_adjust_balance = True (dòng điều chỉnh tay).
• Số dư hiện tại của tài khoản (balance) = balance_end của ngày mới nhất có lịch sử.
• Số dư dự kiến: expected_balance_end = balance_end − total_invoice — trừ tiếp các hóa đơn phải trả (bảng kê chi phí đã duyệt, chưa thanh toán) để biết tiền “thực còn dùng được”.

3.4 · Thẻ thanh toán — lịch sử kép (dual-history)

Đây là điểm dễ hiểu nhầm nhất. Khi một thẻ thanh toán (payment_card có tài khoản gốc) giao dịch, hệ thống ghi lịch sử ở hai nơi:

3.5 · Số dư này vào phiên đối soát ở đâu

Nguồn ① — Nạp thực. Tiền vào thẻ được ghi nhận qua luồng tạm ứng/thanh toán, tạo bút toán nạp.

Nguồn Nạp không nhập trực tiếp — nó sinh tự động (bank.daily.balance.history.in) khi một bút toán account.move đã vào sổ (posted) có dòng mang receiver_bank_id = thẻ quảng cáo. Do đó việc của bạn là ghi nhận nạp/chuyển tiền vào thẻ cho đúng.

4.1 · Danh mục tạm ứng phải bật cờ CPQC

Trên accounting.employee.advance.category, bật is_advertising_expenses (“Chi phí quảng cáo”). Cờ này lan truyền sang Đề nghị tạm ứng (employee.advance.register.is_advertising_expenses) để hệ thống nhận biết đề nghị thuộc phạm vi quảng cáo.

4.2 · Đề nghị thanh toán — cờ “Là hoá đơn CPQC”

Trên Đề nghị thanh toán (employee.advance.register.payment), tick is_advertising_expenses (“Là hoá đơn CPQC”). Khi tick, hệ thống tự nạp toàn bộ hóa đơn NCC chưa thanh toán có partner là partner của nhân viên (nhà riêng / liên hệ công việc / user) vào chi tiết thanh toán, rồi dựng các dòng chi tiết.

4.3 · Sau khi bút toán vào sổ

Khi bút toán thanh toán/nạp được vào sổ với receiver_bank_id trỏ đúng thẻ, một dòng lịch sử history.in được tạo cho thẻ đó. Phiên đối soát đếm nguồn Nạp theo bản ghi của chính thẻ nên với thẻ con (payment_card) tuy sinh lịch sử ở cả gốc lẫn thẻ, không bị cộng đôi.

Nguồn ② — chi tiêu quảng cáo thực tế, đồng bộ từ nền tảng thành hr.expense.

Chi phí spend được kéo từ nền tảng quảng cáo theo chuỗi:

Điều kiện để một chi phí lọt vào đối soát

Cách chạy: dùng nút/wizard “Đồng bộ chi tiêu”, hoặc cron ads_manager_*_action_fetch_expense_* (mặc định active = False — bật khi cần chạy tự động).

Nguồn ③ — đây là nguồn hóa đơn mà engine đối soát thực sự đọc.

Mở hóa đơn nhà cung cấp (vendor bill, account.move loại in_invoice) và điền nhóm “Thông tin quảng cáo (CPQC)”:

Nguồn ④ — mốc neo cuối cùng: tiền thực ra khỏi công ty.

Bấm nút “Import sao kê” (biểu tượng ⬆ ở đầu danh sách) rồi khai báo:

• Gán đầu thẻ tự động: hệ thống tạo một phiên sao kê duy nhất; mỗi dòng được gán bank_id theo 4 số cuối trong diễn giải — khớp thẻ con nào thì gán thẻ đó, không khớp thì gán tài khoản gốc.
• Tự phân loại: mỗi dòng được gán line_type theo cấu hình mục 02 (khớp domain, ưu tiên loại mới nhất). Có nút “Phân loại lại”. Chỉ dòng is_ads_flow vào công thức.
• Chống trùng: dedup theo (bank_id, khóa import); import lại cùng file → bỏ qua dòng trùng.

Khi đủ 4 nguồn cho kỳ, tạo phiên và chạy engine.

1. Chọn Thẻ/Ví và kỳ bank_id (domain is_ads_card), Từ ngày, Đến ngày. Thẻ có card_ids → tự đối soát cấp gốc; thẻ track_balance = False → chạy flow-only.
2. Bấm “Chạy đối soát” Engine gom 4 nguồn, khớp thẻ, tính 2 số dư + cờ, chuyển trạng thái sang Đã đối soát.
3. Rà soát cờ Xem badge trạng thái và danh sách cờ (mục 09). Nếu Cần kiểm tra, phải nhập Giải trình trước khi chốt.
4. Bấm “Chốt kỳ” Khóa kỳ → trạng thái Đã chốt. Số liệu là snapshot, không đổi khi dữ liệu gốc sửa về sau.
5. (Chỉ khi theo dõi số dư) Bấm “Cân tiền” Sinh bút toán đưa số dư sổ nội bộ về khớp sao kê → Đã cân tiền.

Hai số dư dòng tiền, một badge trạng thái, và danh sách cờ lệch.

Hai số dư & công nợ

debt_closing = debt_opening + chua_co_hd — công nợ cuối kỳ được mang sang kỳ kế tiếp cùng thẻ (debt_opening).

Badge trạng thái phân loại

Trường status tổng hợp mức nghiêm trọng của cờ:

Khớp = không cờ. Cảnh báo = có cờ mềm (soft). Cần kiểm tra = có cờ cứng (hard) → bắt buộc giải trình khi chốt.

Danh sách cờ (flag_ids)

* Cờ số dư chỉ xuất hiện khi thẻ theo dõi số dư (track_balance = True).

Khớp thẻ (Luồng B) — dòng ads.reconcile.card.line

Mỗi dòng ghép 1 Hóa đơn ↔ 1 dòng charge sao kê (1-1) theo: cùng đầu thẻ + số tiền trong ngưỡng + lệch ngày ≤ day_window. Trạng thái match_state:

Xem trực quan KPI và biểu đồ; mở nhanh một phiên đã tạo.

Dashboard hiển thị: các KPI, waterfall ví (Nạp − Spend = Tồn ví), waterfall chứng từ (Spend − Hóa đơn = Chưa có HĐ), dumbbell sổ ↔ sao kê, spend ↔ charge theo ngày, và spend theo nền tảng.

Bộ lọc “Phiên đã tạo”

• Chọn Thẻ/Ví và khoảng ngày để xem kỳ tự do; hoặc chọn thẳng một phiên đã tạo từ dropdown — hệ thống tự nạp đúng Thẻ/Ví và kỳ của phiên rồi vẽ lại biểu đồ.
• Khi đang xem theo phiên, một chip ngữ cảnh hiện tên phiên + badge trạng thái; nút chính đổi thành “Mở phiên” để nhảy vào form.
• Đổi thủ công Thẻ/Ví hay ngày → tự bỏ chọn phiên (để chip không hiểu nhầm đang xem phiên nào).

Flow-only cho thẻ charge theo ngưỡng, và đối soát cấp gốc gom thẻ con.

11.1 · Flow-only — thẻ không theo dõi số dư (track_balance = False)

Dùng cho thẻ công ty charge theo ngưỡng (không cần theo dõi số dư ví). Khi đó phiên:

11.2 · Đối soát cấp gốc — tài khoản có card_ids

Chọn tài khoản gốc (có thẻ con) → Spend, Hóa đơn, Sao kê và Khớp thẻ tự gom cả các thẻ con ([gốc] + card_ids). topup/book_out không mở rộng (sổ số dư gốc đã gộp con sẵn).

Triệu chứng thường gặp và chỗ cần kiểm tra.